K-NET s.c.

MS Outlook – odpowiedź z załącznikiem

Czy można odpowiedzieć na e-mail odysłając ten sam załącznik? Pytanie to dla wielu osób wydać może się co najmniej dziwne. Jednak inwencja twórcza użytkowników MS Outlook jest na tyle olbrzymia, że zdarzyło mi się zetknąć z takim problemem. Możliwe są w tym przypadku cztery odpowiedzi:

1. To nie jest możliwe bo kto tak robi? (odpowiedź zła ponieważ jak już wspomniałem jednak ktoś tak robi).
2. Można zrobić to ręcznie. Najpierw zapisujemy załącznik a potem ponownie go załączamy w odpowiedzi. Metoda najprostsza, wręcz oczywista ale czy godna adminstratora – prawdziwego tygrysa? Wątpie.
3. Można kupić program, który to za nas zrobi. Aplikacja nazywa się Kutools for Outlook. Już za 39 USD otrzymamy nową zakładke w MS Outlook:
   

   Jest to rozwiązanie, które nazwałbym hmm… ścieżką korporacyjną 🙂

4. Ostatecznie można być ambitnym i napisać skrypt Visual Basic. Co więcej wcale nie potrzeba do tego specjalnych umięjętności. Trzeba wiedzieć gdzie szukać:http://www.extendoffice.com/documents/outlook/1613-outlook-reply-with-attachments.html#b

I tak zadanie może zostać rozwiązane na szybko, korporacyjnie lub wzbudzając (niezasłużony) podziw u kolegów z działu IT.

MG

Tryb on line w Outlook 2010 dla udostępnionych skrzynek

Udostępnianie skrzynek pocztowych za pomocą serwera MS Exchange jest jedną z najczęściej wykorzystywanych funkcji. Umożliwia wygodny wgląd w zawartość czyjejś poczty np. podczas zastępstwa lub nieobecności. W kliencie MS Outlook 2010 skrzynka udostępniana pojawia się na liście zasobów wystarczy zatem wybrać ją aby wyświetlić zawartość. W tym momencie mogą pojawić się problemy z synchronizacją. Outlook 2010 domyślnie bufforuje (tryb cache) zawartość dołączanych skrzynek co oznacza, że będzie starał się pobrać ich zawartość na dysk lokalny. Nietrudno jest sobie wyobrazić, że przy skrzynce dużych rozmiarów oraz niewydajnym łączu proces taki może trwać niemal bez końca. W poprzednich wersjach Outlooka domyślnym trybem działania był tryb bez buforowania (on line). Na szczęście istnieją sposoby za pomocą, których można przyrócić tą funkcję. Jednym z najszybszych jest zmodyfikowanie rejestru systemowego:

• Zamykamy Outlook.
• Z menu start uruchamiamy edytor rejestru: regdit.exe.
• Wyszukujemy i wybieramy następujący klucz:
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Cached Mode
  jeśli nie ma klucza Cached Mode to należy go utworzyć.
• W menu Edytuj wskazujemy opcje Nowy i wybieramy wartość DWORD.
• Podajemy nazwę CacheOthersMail i zatwierdzamy wciskając ENTER.
• Z menu Edytuj wybieramy opcję Modyfikuj i wpisujemy wartość 0.
• Zamykamy edytor rejestru.
• Uruchamiamy Outlook.

Od tego momentu wszystkie udostępnione szkrzynki pocztowe będą działać w trybie on line. Trzeba jednak pamiętać, że oznacza to, że aby przejrzeć ich zawartość konieczne jest połączenie z serwerem MS Exchange. Cóż, coś za coś.

MG

DavMail – Jak połączyć się z Microsoft Exchange z 2FA?

DavMail to wszechstronne narzędzie umożliwiające integrację różnych klientów pocztowych i kalendarzy z serwerami Microsoft Exchange oraz Office 365. Działa jako brama, tłumacząc standardowe protokoły, takie jak POP, IMAP, SMTP, CalDAV, CardDAV i LDAP, na natywne protokoły Exchange. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z ulubionych aplikacji, takich jak Thunderbird czy Apple Mail, do zarządzania pocztą i kalendarzem bez konieczności używania Outlooka.

Integracja z serwerami Exchange zabezpieczonymi 2FA

W dobie rosnących zagrożeń bezpieczeństwa wiele organizacji wdraża uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) w celu ochrony dostępu do swoich zasobów. DavMail oferuje wsparcie dla różnych metod uwierzytelniania, w tym dla środowisk z włączonym 2FA.

Tryby uwierzytelniania w DavMail

DavMail obsługuje kilka trybów uwierzytelniania, które można dostosować w zależności od konfiguracji serwera Exchange i wymagań bezpieczeństwa:

• O365Modern: Automatyczne uwierzytelnianie OIDC. Działa w środowiskach bez włączonego 2FA.
• O365Interactive: Uwierzytelnianie z wykorzystaniem wbudowanej przeglądarki. Obsługuje większość metod 2FA, ale może napotkać problemy, jeśli wymuszane jest dołączenie urządzenia do domeny.
• O365Manual: Ręczne uwierzytelnianie, gdzie użytkownik korzysta z własnej przeglądarki do przeprowadzenia procesu logowania.

W przypadku środowisk z włączonym 2FA zaleca się korzystanie z trybu O365Interactive lub O365Manual, aby zapewnić pełną kompatybilność z mechanizmami uwierzytelniania dwuskładnikowego.

Konfiguracja DavMail z 2FA

Aby skonfigurować DavMail do pracy z serwerem Exchange zabezpieczonym 2FA, wykonaj następujące kroki:

1. Pobierz i zainstaluj DavMail: Najnowszą wersję można znaleźć na oficjalnej stronie projektu.
2. Skonfiguruj tryb uwierzytelniania: W pliku konfiguracyjnym DavMail (davmail.properties) ustaw odpowiedni tryb uwierzytelniania, np.: davmail.mode=O365Interactive Jeśli korzystasz z trybu O365Manual, dodaj również: davmail.authenticator=davmail.exchange.auth.O365ManualAuthenticator
3. Uruchom DavMail: Po zapisaniu zmian uruchom DavMail. W trybie O365Interactive pojawi się okno przeglądarki wbudowanej, w którym należy przeprowadzić proces uwierzytelniania, w tym wprowadzenie kodu 2FA. W trybie O365Manual DavMail wygeneruje link, który należy otworzyć w przeglądarce, aby się zalogować.
4. Skonfiguruj klienta pocztowego: W ustawieniach ulubionego klienta pocztowego (np. Thunderbird) wskaż lokalny serwer DavMail jako serwer poczty przychodzącej i wychodzącej, korzystając z odpowiednich portów.

Pamiętaj, że w przypadku zmian w polityce bezpieczeństwa organizacji lub aktualizacji serwera Exchange może być konieczne dostosowanie konfiguracji DavMail. Regularne monitorowanie komunikatów na oficjalnej stronie projektu oraz forach dyskusyjnych pomoże w utrzymaniu stabilnego połączenia.

Korzyści z używania DavMail

• Elastyczność: Możliwość korzystania z dowolnego klienta pocztowego obsługującego standardowe protokoły.
• Niezależność: Brak konieczności używania dedykowanych aplikacji, takich jak Outlook, do obsługi poczty i kalendarza Exchange.
• Bezpieczeństwo: Wsparcie dla nowoczesnych metod uwierzytelniania, w tym 2FA, zapewnia bezpieczny dostęp do zasobów.

DavMail to potężne narzędzie dla tych, którzy chcą zintegrować swoje ulubione aplikacje z serwerami Exchange, jednocześnie korzystając z zaawansowanych mechanizmów bezpieczeństwa, takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

G

Microsoft Exchange – kopia zapasowa skrzynki w formacie MSG

Wykonywanie kopii zapasowych serwera Microsoft Exchange 2010 jest zagadnieniem dobrze znanym, szeroko opisywanym i wydawać by się mogło, że nie można już nic więcej zaproponować w tej dziedzinie. Jeśli jednak nie mamy uprawnień administratora serwera, dysponujemy tylko klientem Outlook a chielibyśmy robić regularnie kopie swojej skrzynki to, jak się okazuje, oferta aplikacji jest dość skromna. Mowa tu, rzecz jasna, o sytuacji gdy nie dysponujemy lokalna kopią PST a korzystamy wyłącznie zdalnie z zasobów sieciowych (de facto oznacza to korzystanie z pliku OST – kopii offline). Można zawsze robić ręcznie kopie korzystając z funkcji eksport do pliku PST lub nieco zautmatyzować proces korzystając np. z AutoIt. Jest to jednak trudne ze względu na niestandardowy interfejs Outlooka.

Stojąc przed opisywanym problemem założyłem, że chciałbym wykorzystać harmonogram zadań systemowych oraz tekstowy skrypt wsadowy BAT lub CMD (do tego niekoniecznie wykorzystujący np. PowerShell). Czyli coś co wydawać by się mogło nierealne. A jednak nie do końca.

Poszukując aplikacji, która spełniałaby założenia trafiłem na ReliefJet Essentials for Outlook. Czemu jest ona wyjątkowa? Ponieważ oprócz interfejsu graficznego posiada tryb pracy wsadowej. Co więcej, najpierw można przygotować np. kopie zapasowe korzystając z okienek konfiguracyjnych a potem skorzystać z ikonki Show command line, żeby zobaczyć jak będzie wyglądać odpowiednia komenda systemowa.

ExecutorCli.exe /u OutlookFolderBackup ↵
Profile=nazwa_konta For="\\nazwa_skrzynki*" ↵ 
IgnoreErrors=True TargetDir=C:\TEMP\ ↵
StartDate="2015-01-01 00:00:00.000" ↵
Report=C:\TEMP\raport.csv

Powyższa komenda umożliwia przygotowanie kopii skrzynki współdzielonej przy użyciu wybranego profilu Outlooka. Możemy ponadto określić od jakiej daty zostanie ona wykonana oraz przygotować raport końcowy.

Możliwości aplikacji są dużo większe i myślę, że naprawde warto zapoznać się z tym produktem.

MG

Odnowienie certyfikatu SSL w serwerze MS Exchange 2010

Każdy kto instalował i konfigurował serwer MS Exchange wie, że jednym z jego komponentów jest dostęp do skrzynek pocztowych przez przeglądarkę (tzw. OWA – Outlook Web Access). Jak każda tego typu komunikacja OWA powinno być zabezpieczone, najczęściej za pomocą protokołu HTTPS. Żeby zrealizować takie rozwiązanie trzeba zainstalować certyfikat SSL. Standardowa procedura zakłada wygenerowanie żądania, przesłanie go do wystawcy certyfikatu, w efekcie zaś otrzymanie samego pliku z certyfikatem. Co jednak zrobić jeśli tylko odnawiamy certyfikat? Czy standardowa procedura jest konieczna?

W przypadku odnowienia certyfikatu, który podpisany został przez tego samego, zaufanego wydawcę, możemy spokojnie pominąć typową, szeroko opisywaną w Internecie, procedurę. Ponieważ podczas instalacji OWA wymagany jest serwer IIS (Internet Information Server), tak naprawdę wystarczy dokonać zmian w konfiguracji tego ostatniego.

Na początek uruchamiamy menadżera IIS (’IIS Manager’). W lewym okienku aplikacji wybieramy definicje swojego serwera (poniżej opcji 'Start Page’) i w środkowej sekcji wybieramy certyfikaty serwera (’Server Certificates’). Po prawej stronie, z dostępnych opcji wybieramy Complete Certificate Request…. Po uruchomieniu okna Wizard, wskazujemy plik z certyfikatem (uwaga – domyślne rozszerzenie nie jest wymagane). Wybieramy również przyjazną nazwę, inaczej alias. Po zakończeniu czynności, program wyświetli monit Complete Certificate Request. W tym momencie potwierdzamy (OK) komunikat i przechodzimy dalej.

Tym razem rozwijamy drzewko po lewej stronie i wśród dostępnych serwerów wybieramy właściwy, podświetlając jego nazwe. Najczęściej będzie to Default Web Site. W tym momencie konieczne jest zatrzymanie usługi IIS (serwera). Po prawej stronie w sekcji Edit Site wybieramy opcje Bindings…. W okienku konfiguracyjnym, które pojawi się na środku ekranu, wybieramy https, następnie zaś, w kolejnym okienku, z rozwijanej listy wybieramy nowy certyfikat (zainstalowany w poprzednim kroku). Uruchamiamy usługę IIS. W tym momencie zakończyliśmy instalację certyfikatu SSL dla naszego OWA.

MG

Problemy z logami w MS Exchange 2010

Zarządzając MS Exchange 2010 czasami możemy napotkać nieprzyjemne niespodzianki. Do jednej z nich należy blokada logów. Exchange, oprócz skrzynek pocztowych (mailbox), przechowuje logi, które zawierają m.in. całą korespondencję przechodzącą przez serwer. Z tego powodu log potrafi przybrać gigantyczne rozmiary blokując wolumin/dysk/partycję (brak wolnego miejsca na dysku). Dane te są niestety potrzebne w przypadku awaryjnego odtwarzania bazy skrzynek pocztowych, nie można ich zatem tak po prostu usunąć ręcznie. Jednak czy aby na pewno?

Zazwyczaj gdy dojdzie do blokady dysku z powodu braku miejsca sewer przestaje przetwarzać korespondencję. W takiej sytuacji trudno jest stosować skomplikowane operacje, bowiem liczy się każda chwila. Może również być tak, że nawet nie mamy gdzie przesunąć logów. Słowem impas. Musimy przede wszystkim pamiętać o dwóch podstawowych regułach:

1. Nigdy nie usuwamy logów. Możemy je co najwyżej przesunąć na inny dysk (również zewnętrzny) tak aby były dostępne na żądanie.
2. Z katalogu z logami usuwamy tylko te, które są starsze niż tzw. punkt kontroli (checkpoint).

I właśnie drugi warunek pozwali nam zadziałać ręcznie.

Procedura jest dość prosta:

• Należy odnaleźć w katalogu zawierającym logi plik z rozszerzeniem '*.chk’ (w większości przypadków będzie miał jedną z nazw: 'E00.chk’, 'E01.chk’, 'E03.chk’ itd. )
• Korzystamy z wbudowanego narzędzia linii poleceń ’eseutil.exe’ i w oknie dialogowym (np. po wywołaniu command line prompt poleceniem ’cmd.exe’) wpisujemy np.:

"C:\Program Files\exchsrvr\bin\eseutil.exe" /MK →
→ "C:\Program Files\exchsrvr\mdbdata\E02.chk"

•  Komenda odpowie wyświetlając w okienku raport, którego najważniejsza, z naszego punktu widzenia, linijka będzie wyglądać jak:

Checkpoint (0x21EE,11B0,9A)

• Interesuja nas pierwsza wartość z nawiasu, bezpośrednio po prefiksie '0x’, czyli w tym przypadku ’21EE’
• Wyświetlamy zawartość katalogu z logami w Exploratorze systemowym i sortujemy ją wg daty
• Dobra wiadomość jest taka, że możemy 'odchudzić’ katalog przenosząć wszystkie pliki '*.log’ starsze niż ’E02021EE.log’!

To tyle w kwestii ratowania życia administratorom 🙂 IMHO warto jest jednak unikać w przyszłości takich sytuacji i wykonywać regularnie kopie zapasowe logów (za pomocą wbudowanej w system usługi). W trakcie tego procesu logi zostaną 'przycięte’, nie zagrozi nam zatem brak miejsca na dysku. Jednak o tym jak to zrobić napiszę innym razem…

MG

Rola rekordu SRV w konfiguracji MS Exchange

Microsoft Exchange Server jest obecnie jednym z popularnych serwerów pracy grupowej w firmach. Nie jest to rozwiązanie tanie. Szczególnie jeśli uwzględnimy koszt budowy infrastruktury zgodnie z zaleceniami Microsfotu, koszt licencji dostępowych CAL itd. Tak czy inaczej jeżeli zdecydowaliśmy się już na zakup oprogramowania i nie mamy kilku serwerów do wykorzystania musimy liczyć się z koniecznością gruntownego zabezpieczenia naszego głównego serwera Exchange. Konfiguracja, o której mówie zakłada zainstalowanie 3 głównych ról serwera (Hub Transport Server, Mailbox Server oraz CAS – Client Access Server) na jednym serwerze. W omawianym przypadku nie zajmujemy się serwerem brzegowym (Edge Transport Server).

Ponieważ na wspomnianym serwerze instalujemy usługi dostępowe CAS (w tym dla klientów mobilnych, z poza sieci firmowej) należy zabezpieczyć go wszelkimi możliwymi środkami. Najprostszym i najtańszym rozwiązaniem jest zorganizowanie komunikacji z wykorzystaniem protokołu HTTPS (port 443). Klient poczty Microsoft Outlook posiada możliwość połączenia się z serwerem Exchange za pomocą tandemu RTP over HTTPS. Można zatem łatwo dodać regułę na firewallu firmowym, umożliwiącą komunikację z zewnątrz z serwerem Exchange na porcie 443.

Niestety Outlook wykorzystuje często funkcje autokonfiguracji działającą w oparciu o usługę Autodiscover. W tym miejscu dochodzimy do sedna problemu opisywanego w tym artykule. Jeżeli domena Active Directory (np. corp.firma.com) różni się od domeny internetowej (np. firma.com) to Outlook będzie zasypywał nas komunikatami o błędach. Istnieje wiele sposobów zapobiegania takim sytuacjom. Jednym z najbardziej skutecznych jest wykorzystanie rekordu SVR na zewnętrznych serwerach nazw. W ten sposób Outlook z każdego miejsca w internecie będzie mógł połączyć się z naszym serwerem Exchange. Rekord SRV dla Exchange będzie miał następującą postać (użyłem przykładu dla popularnego serwera bind):

_autodiscover._tcp.firma.com. IN SRV 0 5 443 server.corp.firma.com.

Musimy jeszcze pamiętać o rekordzie A dla domeny z przykładu – firma.com:

server.corp IN A 1.2.3.4

Takie rozwiązanie pozwoli uniknąć w przyszłości chóru narzekających użytkowników. I o to w zasadzie w tym wszystkim chodzi…

MG

NOCC – następca Webimiau

Posiadanie własnego systemu webmail lub inaczej mówiąc klienta poczty zainstalowanego na serwerze WWW jest z wielu powodów przydatną rzeczą. Rzecz jasna mamy wiele gotowych rozwiązań takich jak Gmail czy Yahoo Mail lub OWA dla posiadaczy serwera MS Exchange. Jeśli jednak chcemy przygotować rozwiązanie wyłącznie dla swoich (lub firmy) potrzeb i nie chcemy poświęcać dużo czasu na jego konfigurację a mamy już zainstalowany serwer protokołu POP3 lub IMAP to znalezienie dobrego, lekkiego rozwiązania, które w dodatku może zostać zainstalowane praktycznie wszędzie (nie tylko na serwerze poczty jak np. SquirrelMail) staje się małym wyzwaniem.

Moim ulubioną aplikacją do tej pory był Uebimiau. Niestety wydaje się, że projekt został porzucony lub przynajmniej nie jest rozwijany. A szkoda, bowiem był na prawdę prosty w konfiguracji i oferował elegancki interfejs (co dla mnie jest ważne).

Za jego następcę, biorąc pod uwagę łatwość i szybkość wdrożenia, można obecnie uznać projekt NOCC. Ta ciągle rozwijająca się aplikacja posiada minimalne wymagania. W zasadzie wystarczy serwer WWW np. Apache z zainstalowanym PHP w wersji 5.0.0 lub nowszej. Baza danych nie jest potrzebna w tym przypadku. Trochę surowy interfejs całkowicie rekompensuje konfiguracja za pomocą pliku 'config/conf.php’, która została przejrzyście udokumentowana. Jedyny błąd jaki znalazłem związany był z nieprawidłowym spolsczeniem interfejsu. Usterkę tą można łatwo naprawić usuwając z pliku 'config/conf_lang.php’ poniższą sekcję:

// Pashto
$lang_array[$i] = new lang();
$lang_array[$i]->filename = 'ps';
$lang_array[$i]->label = 'پښتو';

Podobno błąd dotyczy wersji 1.9.1, jednak w poprzednich wersjach również występuje (co osobiście sprawdziłem).

MG

Poprawiamy podpis w Thunderbirdzie

Niezależnie od tego co mówią zwolennicy Outlooka, Thunderbird zdążył zawojować całkiem sporą część naszych komputerów domowych. Stanowiąc otwartą (nie darmową – co zawsze należy podkreślać) alternatywę dla płatnych czytników poczty zaczął być stosowany nawet w środowiskach biznesowych/firmowych. I w takim właśnie zastosowaniu najczęściej musi być wzbogacony o dodatkowe wtyczki, tak aby spełnić wymagania pracy grupowej stając się czymś więcej czyli PIMem.

W takim przypadku myślimy od razu o kalendarzu czy synchronizacji książek adresowych. Ja jednak napotkałem się na zupełnie inny problem. Jest to problem związany z przyzwyczajeniami nabytymi podczas pracy z Outlookiem. Wiele godzin przedyskutowałem z użytkownikami przekonując ich do niewysyłania poczty w formacie HTML czy komentowania wybranych fragmentów wiadomości zamiast przesyłania za każdym razem tasiemca ze wszystkimi zebranymi mailami. Jednak w prawdziwe zdumienie wprawił mnie sposób w jaki użytkownicy stosują podpis.  Otóż będąc przez całe życie przekonany, że podpis zgodnie ze swoim znaczeniem powinien być umieszczony pod pismem, dowiedziałem się, że podpisy umieszcza się na początku, w środku wiadomości – czytaj: jak komu wygodniej. Nie powiem, że wywróciło to mój światopogląd do góry nogami ale skoro klient zgłasza taki problem należy mu pomóc.

Aby poprawić funkcje Thunderbirda i umożliwić wstawianie podpisu w formacie HTML np. na początku wiadomości (i to zarówno w trybie odpowiedz jak i prześlij dalej) trzeba skorzystać z dodatkowej wtyczki o nazwie ExternalTemplateLoader. Umożliwi nam ona zdefiniowanie zestawu gotowych szablonów HTML dla nowych wiadomości. Oznacza to tak naprawdę, że możemy przygotować praktycznie dowolny podpis (korzystając z MS Word i funkcji zapisz jako html) i zapisać go jako szablon a następnie wczytywać do nowej wiadomości za pomocą opisywanej wtyczki. Szczegółowy opis można znaleźć na stronie domowej autora:

https://nic-nac-project.de/~kaosmos/templateloader-en.html

MaG